Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Geltungsbereich und Vertrag

Diese AGB gelten für alle Verträge über Kuvio zwischen LoomLabs und Unternehmen oder Organisationen («Kundin»). Kuvio richtet sich nicht an Konsumentinnen und Konsumenten.

Der Vertrag entsteht durch ein schriftliches Angebot und dessen Annahme (Bestellung) oder durch eine unterzeichnete Vereinbarung. Die AGB sind Teil davon. Bei Widersprüchen gilt diese Reihenfolge: 1. individuelle Vereinbarung, 2. Angebot oder Bestellung, 3. Anhang zur Auftragsbearbeitung, 4. diese AGB.

Allgemeine Geschäftsbedingungen der Kundin gelten nur, wenn wir ihnen schriftlich zustimmen.

2. Leistungen

Kuvio ist eine Software, die wir als Dienst über das Internet bereitstellen (Software as a Service). Damit fordert die Kundin Unterlagen bei ihren Klientinnen und Klienten an («Klientinnen»):

• Fachpersonen der Kundin erstellen ein Dossier aus einer Vorlage. Kuvio erzeugt dafür einen persönlichen Link.
• Die Kundin gibt den Link selbst an die Klientin weiter. Kuvio sendet Klientinnen keine E-Mails oder SMS.
• Die Klientin öffnet den Link ohne Konto im Browser, scannt Unterlagen mit der Handykamera oder lädt Dateien hoch. Sie kann angeben, dass sie eine Unterlage nicht hat oder dass diese nicht zutrifft.
• Kuvio kann Unterlagen mit KI prüfen; die Kundin kann das ausschalten (Ziffer 10).
• Fachpersonen laden das vollständige Dossier als ZIP-Datei herunter und löschen es. Sonst löscht Kuvio es nach der Aufbewahrungsfrist.

Wir entwickeln Kuvio weiter und dürfen den Dienst ändern, wenn die vereinbarten Kernfunktionen erhalten bleiben.

3. Zugang und Konten

Eine Registrierung durch die Kundin selbst gibt es nicht. Nach Vertragsschluss richten wir die Organisation ein und laden die erste Person mit Admin-Rechten ein. Admins der Kundin laden weitere Fachpersonen ein und vergeben Rollen.

Die Kundin ist für die Konten ihrer Fachpersonen und für deren Handlungen in Kuvio verantwortlich.

4. Demo-Zugang

Interessierte erhalten auf Anfrage einen kostenlosen, zeitlich begrenzten Zugang zu einer Demo-Organisation mit Beispieldaten. In der Demo dürfen keine echten Personendaten verwendet werden.

Für die Demo übernehmen wir keine Gewähr. Wir können sie jederzeit beenden und ihre Daten löschen. Unsere Haftung für die Demo ist ausgeschlossen, soweit das Gesetz es zulässt. Im Übrigen gelten diese AGB sinngemäss.

5. Pläne, Kontingent und Whitelabel

Die Kundin wählt einen Plan mit einem Kontingent an Dossiers pro Vertragsjahr:

Jedes erstellte Dossier zählt zum Kontingent, auch wenn es später gelöscht wird. Ist das Kontingent erreicht, kann die Kundin keine neuen Dossiers erstellen, bis sie in einen grösseren Plan wechselt. Bestehende Dossiers funktionieren weiter.

Je nach Vereinbarung erscheint Kuvio im Erscheinungsbild der Kundin:

Die Kundin stellt sicher, dass sie Logos, Namen und Texte, die sie in Kuvio verwendet, nutzen darf.

6. Preise und Zahlung

Die Preise richten sich nach dem Angebot oder der aktuellen Preisliste. Sie verstehen sich in Schweizer Franken (CHF), zuzüglich allfälliger Mehrwertsteuer. Für die Einrichtung verrechnen wir eine einmalige Gebühr.

Wir stellen die Jahresgebühr jährlich im Voraus in Rechnung. Rechnungen sind innert 30 Tagen zahlbar. Die Bedingungen für einen Wechsel des Plans richten sich nach dem Angebot.

Preisänderungen für das folgende Vertragsjahr teilen wir mindestens 4 Monate vor dessen Beginn mit. Die Kundin kann den Vertrag dann fristgerecht auf das Ende des laufenden Vertragsjahres kündigen.

Bezahlt die Kundin trotz Mahnung nicht, können wir den Zugang nach einer weiteren Frist von 14 Tagen sperren. Daten löschen wir deswegen nicht vor Vertragsende.

7. Pflichten der Kundin

Die Kundin:

• hält Zugangsdaten geheim, gibt Zugang nur berechtigten Fachpersonen und entfernt Konten, die nicht mehr gebraucht werden
• gibt Links nur an die jeweilige Klientin weiter
• stellt sicher, dass sie die Unterlagen rechtmässig erheben darf, und informiert ihre Klientinnen in ihrer eigenen Datenschutzerklärung
• prüft die Unterlagen fachlich; die KI-Prüfung ist ein Hilfsmittel und kann sich irren
• lädt herunter und archiviert, was sie aufbewahren muss; Kuvio löscht nach der Aufbewahrungsfrist, gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben bei der Kundin
• nutzt Kuvio nicht für rechtswidrige Inhalte oder Zwecke
• unterlässt Missbrauch, Lasttests, Sicherheitstests ohne unsere Zustimmung und Reverse Engineering

Wir empfehlen, für alle Admins einen Passkey oder einen zweiten Faktor einzurichten.

Verletzt die Kundin diese Pflichten erheblich, können wir den Zugang vorübergehend sperren, soweit das zum Schutz von Kuvio, anderen Kundinnen oder Klientinnen nötig ist. Wir informieren die Kundin darüber.

8. Verfügbarkeit, Wartung und Support

Wir streben eine hohe Verfügbarkeit an. Eine bestimmte Verfügbarkeit garantieren wir nur, wenn sie separat vereinbart ist (Service Level Agreement).

Wartungsarbeiten kündigen wir nach Möglichkeit vorher an und legen sie vorzugsweise ausserhalb der Bürozeiten. Dringende Sicherheitsmassnahmen können den Dienst auch ohne Ankündigung kurz unterbrechen. Störungen ausserhalb unseres Einflussbereichs, etwa im öffentlichen Internet oder durch höhere Gewalt, gelten nicht als Vertragsverletzung.

Support leisten wir per E-Mail an carlo@loomlabs.ch, an Arbeitstagen in der Schweiz (Montag bis Freitag, ohne Feiertage am Sitz von LoomLabs). Unterlagen von Klientinnen senden Sie uns bitte nie per E-Mail; für Fragen zu einem Dossier genügen Vorlage und Aktenzeichen.

9. Datenschutz und Vertraulichkeit

Für Personendaten von Klientinnen ist die Kundin verantwortlich. LoomLabs bearbeitet sie als Auftragsbearbeiterin nach dem Anhang zur Auftragsbearbeitung. Für Daten der Fachpersonen, Vertragsdaten und die Website gilt die Datenschutzerklärung.

Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen der anderen Partei vertraulich, auch nach Vertragsende. Unsere Mitarbeitenden sind zur Verschwiegenheit verpflichtet, wo anwendbar auch als Hilfspersonen im Sinn des Berufsgeheimnisses (Art. 321 StGB).

10. KI-Prüfung

Die KI-Prüfung erkennt Art, Zeitraum und Qualität einer Unterlage und schlägt eine Zuordnung vor. Sie ist ein Hilfsmittel und kann sich irren. Für ihre Ergebnisse übernehmen wir keine Gewähr. Fachpersonen prüfen die Ergebnisse und können jede Zuordnung ändern. Kuvio trifft keine automatisierten Einzelentscheidungen über Klientinnen.

Wir senden nur maskierte Textauszüge an den KI-Anbieter, keine Originaldateien (Einzelheiten in der Datenschutzerklärung). Die Kundin kann die KI-Prüfung ausschalten.

11. Rechte an Software und Daten

Alle Rechte an Kuvio, insbesondere an der Software und ihrer Gestaltung, bleiben bei LoomLabs. Die Kundin erhält für die Vertragsdauer ein nicht ausschliessliches, nicht übertragbares Recht, Kuvio für ihre eigenen Zwecke zu nutzen.

Die Kundin behält alle Rechte an ihren Daten. Wir nutzen sie nur, um Kuvio bereitzustellen. Zusammengefasste, anonyme Nutzungszahlen, etwa die Anzahl Dossiers, dürfen wir für Betrieb und Abrechnung verwenden.

12. Gewährleistung und Haftung

Wir erbringen unsere Leistungen sorgfältig. Wir gewährleisten nicht, dass Kuvio jederzeit ohne Unterbruch oder Fehler funktioniert. Meldet die Kundin einen Fehler, beheben wir ihn innert angemessener Frist.

Soweit das Gesetz es zulässt, ist unsere Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Ausgeschlossen ist zudem die Haftung für indirekte Schäden und Folgeschäden, für entgangenen Gewinn und für Datenverlust, den die Kundin durch rechtzeitiges Herunterladen hätte vermeiden können.

Unsere gesamte Haftung ist auf die Gebühren begrenzt, die die Kundin in den 12 Monaten vor dem schädigenden Ereignis bezahlt hat.

Diese Ausschlüsse und Begrenzungen gelten nicht bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit (Art. 100 OR) und nicht bei Personenschäden.

13. Laufzeit und Kündigung

Der Vertrag beginnt mit dem vereinbarten Datum und läuft 12 Monate. Er verlängert sich jeweils um weitere 12 Monate, wenn ihn keine Partei mindestens 3 Monate vor Ablauf kündigt.

Beide Parteien können den Vertrag aus wichtigem Grund jederzeit fristlos kündigen, etwa bei einer schweren Vertragsverletzung, die trotz Mahnung nicht behoben wird. Kündigt die Kundin aus einem wichtigen Grund, den wir zu vertreten haben, erstatten wir vorausbezahlte Gebühren anteilig.

14. Änderungen der AGB

Wir können diese AGB ändern. Änderungen teilen wir der Kundin mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail mit. Ist die Kundin nicht einverstanden, kann sie den Vertrag auf den Zeitpunkt kündigen, an dem die Änderung in Kraft tritt. Kündigt sie nicht, gelten die geänderten AGB als angenommen.

Für neue oder andere Unterauftragsbearbeiter gilt Ziffer A6.

15. Schlussbestimmungen

Änderungen und Ergänzungen des Vertrags brauchen die Schriftform; eine E-Mail genügt. Das gilt auch für Kündigungen. Mitteilungen senden wir an die E-Mail-Adresse, die die Kundin uns angegeben hat.

Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der übrige Vertrag gültig. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine wirksame, die ihrem Zweck am nächsten kommt.

Es gilt schweizerisches Recht unter Ausschluss des Wiener Kaufrechts (CISG) und der Kollisionsnormen des IPRG.

Ausschliesslicher Gerichtsstand ist der Sitz der LoomLabs GmbH in Gersau, Kanton Schwyz.

Anhang: Auftragsbearbeitung nach Art. 9 DSG

Dieser Anhang regelt, wie LoomLabs Personendaten im Auftrag der Kundin bearbeitet. Die Kundin ist Verantwortliche, LoomLabs ist Auftragsbearbeiterin. Soweit die DSGVO anwendbar ist, gilt dieser Anhang auch als Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO. Für die Haftung gilt Ziffer 12.

Die Kundin ist dafür verantwortlich, dass sie die Daten rechtmässig bearbeitet, ihre Klientinnen informiert und Anfragen betroffener Personen beantwortet. Sie prüft, ob sie Kuvio für ihre Zwecke und ihre Geheimhaltungspflichten einsetzen darf.