Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind

Verantwortlich für die Bearbeitungen in dieser Erklärung ist die LoomLabs GmbH, Furrenstrasse 5, 6442 Gersau, Schweiz (UID CHE-478.220.110). Kuvio ist ein Produkt der LoomLabs GmbH. Fragen zum Datenschutz richten Sie an carlo@loomlabs.ch.

Eine Ausnahme gilt für die Daten von Klientinnen. Dafür ist die Organisation verantwortlich, die Kuvio einsetzt. Wir bearbeiten diese Daten nur in ihrem Auftrag (siehe Daten von Klientinnen).

Wir richten uns nach dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und der Datenschutzverordnung (DSV). Soweit die Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) anwendbar ist, stützen wir uns auf die Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Massnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), auf unsere berechtigten Interessen (lit. f) und auf rechtliche Pflichten (lit. c).

2. Das Wichtigste in Kürze

• Alle Daten der App Kuvio speichern und bearbeiten wir in der Schweiz, in einem Rechenzentrum in Genf. E-Mails an unsere Kontaktadresse, auch Demo-Anfragen, liegen in unserem Postfach bei Google (siehe Dienstleister).
• Wir verschlüsseln jede Unterlage mit einem eigenen Schlüssel. Den Hauptschlüssel dafür hat nur unser Server.
• Die Website und die Link-Seite für Klientinnen setzen keine Cookies und kein Tracking ein. Wir nutzen keine Analyse-Werkzeuge, keine Werbung und keine Inhalte von Drittanbietern.
• Kuvio ist kein Archiv. Die Organisation lädt ein Dossier herunter und löscht es. Sonst löscht Kuvio es nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch.
• Für die KI-Prüfung verlassen nur maskierte Textauszüge unseren Server, nie die Originaldatei. Sie gehen an einen Anbieter in der Schweiz, der sie nicht speichert und nicht für Training nutzt.
• Wir verkaufen keine Personendaten und nutzen sie nicht für Werbung.

3. Website kuvio.ch

Wenn Sie kuvio.ch aufrufen, bearbeitet unser Server die technisch nötigen Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Browser-Kennung (User-Agent). Ohne diese Daten kann der Server die Seite nicht ausliefern.

Zum Schutz vor Missbrauch, etwa vor automatisierten Massenanfragen, hält der Server IP-Adressen kurz im Arbeitsspeicher und begrenzt so die Zahl der Anfragen. In Zugriffsprotokolle schreiben wir IP-Adressen nicht.

Die Website setzt keine Cookies. Sie enthält keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge und keine Social-Media-Plugins und lädt keine Inhalte von anderen Servern. Schriften und Bilder liefern wir selbst aus.

Zweck: Bereitstellung und Sicherheit der Website. Grundlage: unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb.

4. Vorschau mit Ihrem Erscheinungsbild

Auf kuvio.ch können Sie die Adresse einer Website eingeben, meist die Ihrer Organisation. Kuvio zeigt Ihnen dann, wie die Seiten für Ihre Klientinnen in diesem Erscheinungsbild aussehen würden.

Dafür ruft unser Server die Startseite dieser Website einmal ab, zusätzlich höchstens ihr Logo oder Icon und eine Stilvorlage. Er liest daraus Name, Logo und Hauptfarbe. Die abgerufene Website sieht dabei eine Anfrage unseres Servers mit der Kennung «KuvioVorschau», nicht Ihre IP-Adresse.

Wir speichern die Adresse und das Ergebnis nicht in einer Datenbank. Damit wiederholte Aufrufe schnell sind, hält der Server das Ergebnis höchstens eine Stunde im Arbeitsspeicher. In der Vorschau laden Sie nichts hoch. Alles, was Sie dort anklicken, bleibt in Ihrem Browser.

Geben Sie nur Websites ein, die Sie dafür verwenden dürfen, etwa die Ihrer eigenen Organisation oder eine öffentlich zugängliche Website. Logos und Marken bleiben Eigentum ihrer Inhaber. Wir zeigen sie nur Ihnen.

Die Adresse einer Website ist meist kein Personendatum. Sie kann es sein, etwa wenn sie den Namen einer Person enthält. Fragen Sie danach eine Demo an, ist die Adresse im Formular bereits eingetragen. Sie können sie ändern oder löschen (siehe Demo-Anfrage).

Zweck: Ihnen Kuvio in Ihrem Erscheinungsbild zeigen. Grundlage: Ihre Anfrage und unser berechtigtes Interesse, Kuvio vorzustellen.

5. Demo-Anfrage

Mit dem Formular auf kuvio.ch können Sie eine Demo anfragen. Wir fragen nach Name, E-Mail-Adresse und Organisation. Freiwillig sind Telefonnummer, Nachricht und Adresse Ihrer Website.

Das Formular sendet Ihre Angaben als E-Mail über unseren E-Mail-Dienstleister Infomaniak an carlo@loomlabs.ch. Dieses Postfach betreibt Google (Google Workspace); die E-Mail kann dort auch in der EU und in den USA gespeichert werden (siehe Dienstleister). In der Datenbank von Kuvio speichern wir sie nicht.

Wir nutzen die Angaben nur, um Ihre Anfrage zu beantworten und eine Demo einzurichten. Wir senden keinen Newsletter. Die E-Mail bewahren wir auf, solange wir sie dafür brauchen. Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir sie spätestens nach 12 Monaten.

Die Demo ist eine zeitlich begrenzte Organisation mit Beispieldaten. Laden Sie dort keine echten Personendaten hoch. Für Ihr Konto in der Demo gilt Abschnitt 6.

Zweck: Anfrage beantworten, Demo bereitstellen. Grundlage: Ihre Anfrage (vorvertragliche Massnahmen).

6. App für Fachpersonen

Die App app.kuvio.ch nutzen Mitarbeitende von Organisationen, die einen Vertrag mit uns haben. Wir nennen sie Fachpersonen. Ein Konto entsteht nur durch Einladung. Eine freie Registrierung gibt es nicht.

Wir bearbeiten dafür:

• Name, E-Mail-Adresse, Organisation und Rolle
• Zeitpunkte der Anmeldungen und laufende Sitzungen, mit gekürzter IP-Adresse sowie Browser und Betriebssystem (z.B. «Safari / iOS»)
• öffentliche Schlüssel von Passkeys; der private Schlüssel bleibt auf Ihrem Gerät
• das Geheimnis für den zweiten Faktor (TOTP), verschlüsselt gespeichert
• Ihre Einstellungen für Benachrichtigungen
• Einträge im Protokoll (siehe unten)

Für Vertrag und Rechnung bearbeiten wir zudem die Kontaktangaben der Ansprechpersonen und die Rechnungsadresse der Organisation.

Zweck: Zugang zur App, Sicherheit, Erfüllung des Vertrags mit Ihrer Organisation, Rechnungsstellung. Grundlage: Vertrag mit der Organisation, unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb, gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

7. Daten von Klientinnen

Wir bearbeiten diese Daten nur im Auftrag der Organisation (Auftragsbearbeitung nach Art. 9 DSG) und nur, um Kuvio bereitzustellen. Die Regeln dafür stehen im Anhang zur Auftragsbearbeitung. Fragen zu Ihren Daten richten Sie an die Organisation. Erreicht uns eine solche Anfrage, leiten wir sie an die Organisation weiter.

Bearbeitet werden:

• Name und, falls die Organisation es nutzt, Geburtsdatum
• die Unterlagen, die Sie scannen oder hochladen, und ihr Inhalt
• Angaben zum Hochladen, etwa der Zeitpunkt
• Protokolleinträge zu Ihren Zugriffen mit gekürzter IP-Adresse sowie Browser und Betriebssystem
• der Stand pro Unterlage, auch «Habe ich nicht» oder «Trifft nicht zu»
• Rückfragen zwischen der Organisation und Ihnen
• interne Notizen der Organisation zum Dossier

Unterlagen können besonders schützenswerte Personendaten enthalten, etwa zur Gesundheit, zu Massnahmen der sozialen Hilfe, zu Strafverfahren oder zu religiösen Ansichten. Viele unterstehen zudem einem Berufs- oder Amtsgeheimnis. Wir behandeln deshalb alle Unterlagen so, als wären sie besonders schützenswert. Unser Super-Admin richtet Organisationen ein, kann in der App aber keine Inhalte von Unterlagen sehen.

8. KI-Prüfung der Unterlagen

Nach dem Hochladen prüft Kuvio, ob eine Unterlage lesbar ist und zur verlangten Position passt. Die Organisation kann diese Prüfung ausschalten. So läuft sie ab:

• Unser Server liest den Text aus: mit Texterkennung (Tesseract) auf unserem eigenen Server oder aus der Textebene eines PDF.
• Bevor etwas unseren Server verlässt, maskieren wir persönliche Merkmale: Namen der Klientin, IBAN, AHV-Nummer, E-Mail-Adressen, lange Zahlenfolgen, Daten (nur das Jahr bleibt), Beträge und Strassenadressen.
• Nur dieser maskierte Textauszug geht an die KI-Schnittstelle von Infomaniak Network SA in Genf, nie die Originaldatei oder das Bild. Infomaniak bearbeitet ihn auf Servern in der Schweiz, nutzt ihn nicht für Training und speichert ihn nicht über die Bearbeitung hinaus.
• Wir speichern nur das Ergebnis: Art der Unterlage, Zeitraum oder Jahr, Qualität (lesbar, unscharf, abgeschnitten), ob sie zur Position passt, und einen kurzen Hinweis für die Klientin in einfacher Sprache.
• Den ausgelesenen Text verwerfen wir nach der Prüfung.

Die KI entscheidet nichts allein. Fachpersonen sehen jede Zuordnung und können sie ändern. Es gibt keine automatisierten Einzelentscheidungen im Sinn von Art. 21 DSG.

Die Maskierung erkennt typische Merkmale, aber nicht jedes denkbare Merkmal. Deshalb geben wir auch maskierte Auszüge nur an einen Anbieter in der Schweiz, der sie nicht speichert.

9. Dienstleister und Bekanntgabe ins Ausland

Wir setzen wenige Dienstleister ein. Wer Personendaten aus der App Kuvio erhält (Konten von Fachpersonen, Daten und Unterlagen von Klientinnen), bearbeitet sie in der Schweiz und ist vertraglich zu Datenschutz und Vertraulichkeit verpflichtet. Einzige Ausnahme sind E-Mails an unsere Kontaktadresse.

Daten aus der App Kuvio geben wir nicht ins Ausland bekannt. GitHub und Let's Encrypt erhalten keine Personendaten von Organisationen oder Klientinnen. E-Mails an carlo@loomlabs.ch kann Google auch in der EU und in den USA bearbeiten. Für die EU besteht ein angemessenes Datenschutzniveau (Anhang 1 DSV). Für die USA stützt sich Google auf die Standardvertragsklauseln in seinen Datenverarbeitungsbedingungen und, soweit zertifiziert, auf das Swiss-US Data Privacy Framework (Art. 16 DSG). Senden Sie uns deshalb keine Unterlagen von Klientinnen per E-Mail. Ändert sich bei den Dienstleistern der App etwas, informieren wir Organisationen nach den AGB mindestens 30 Tage im Voraus.

Unterlagen von Klientinnen erhält die Organisation, die sie angefordert hat. Behörden geben wir Daten nur heraus, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

10. Speicherdauer

Nach Vertragsende kann die Organisation offene Dossiers noch 30 Tage herunterladen. Danach löschen wir alle Daten der Organisation. Aus Backups verschwinden sie spätestens 7 Tage später.

11. Datensicherheit

Wir schützen Personendaten mit technischen und organisatorischen Massnahmen, die dem Risiko angemessen sind. Die wichtigsten:

• Jede Unterlage wird mit einem eigenen, zufälligen Schlüssel verschlüsselt (AES-256-GCM). Dieser Schlüssel ist mit einem Schlüssel der Organisation verschlüsselt, und diese Schlüssel wiederum mit einem Hauptschlüssel, der nur auf unserem Server liegt.
• Geburtsdaten, interne Notizen und TOTP-Geheimnisse verschlüsseln wir zusätzlich einzeln in der Datenbank. Die Datenbank selbst ist verschlüsselt gespeichert.
• Alle Verbindungen laufen verschlüsselt über TLS.
• Links für Klientinnen speichern wir nur als Hash (SHA-256).
• Fachpersonen sehen nur die Daten ihrer eigenen Organisation. Jeder Zugriff auf Unterlagen wird protokolliert.
• Unser Super-Admin kann in der App keine Inhalte von Unterlagen sehen. Unsere Mitarbeitenden sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Kein System ist vollständig sicher. Stellen wir eine Verletzung der Datensicherheit fest, die Daten von Klientinnen betrifft, informieren wir die Organisation ohne Verzug, damit sie ihre Pflichten erfüllen kann. Wo wir selbst verantwortlich sind, melden wir die Verletzung dem EDÖB und informieren die betroffenen Personen, soweit das Gesetz es verlangt (Art. 24 DSG).

12. Ihre Rechte

Sie haben nach dem DSG insbesondere diese Rechte:

• Auskunft, ob und welche Personendaten wir über Sie bearbeiten (Art. 25 DSG)
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung oder Einschränkung der Bearbeitung, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht
• Widerspruch gegen eine Bearbeitung
• Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten in einem gängigen elektronischen Format (Art. 28 DSG)

Schreiben Sie dafür an carlo@loomlabs.ch. Damit wir keine Daten an Unbefugte herausgeben, können wir einen Nachweis Ihrer Identität verlangen. Wir antworten in der Regel innert 30 Tagen und grundsätzlich kostenlos.

Klientinnen wenden sich an die Organisation, die ihnen den Link gegeben hat. Sie ist für ihre Daten verantwortlich. Erreicht uns eine solche Anfrage, leiten wir sie an die Organisation weiter und unterstützen sie bei der Antwort.

Sie können sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden: Feldeggweg 1, 3003 Bern, https://www.edoeb.admin.ch. Soweit die DSGVO anwendbar ist, können Sie sich auch bei der Aufsichtsbehörde in Ihrem Land beschweren.

13. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Bearbeitungen oder das Recht ändern. Es gilt die Fassung auf dieser Seite. Über wesentliche Änderungen informieren wir Organisationen per E-Mail.